Office Management & Reiseplanung (m/w/d)

ÜBER UNS

Die Superfund Asset Management GmbH ist eine von der österreichischen Finanzmarktaufsicht (FMA) konzessionierte Wertpapierfirma und Teil einer international tätigen FinTech-Gruppe mit über 30 Jahren Erfahrung im quantitativen Asset Management. Als eigentümergeführtes Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen verbinden wir die Agilität einer spezialisierten Asset-Management-Boutique mit der Stabilität und Strahlkraft einer etablierten Marke.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine strukturierte, engagierte und kommunikationsstarke Persönlichkeit, die mit Organisationstalent und Eigeninitiative unser Office Management sowie die Reiseplanung verantwortet.

IHRE AUFGABEN

• Assistenz für Geschäftsführung und Eigentümer: Direkte Zusammenarbeit mit dem Top-Management und dem Eigentümer des Unternehmens sowie Übernahme organisatorischer und administrativer Assistenzaufgaben.
• Reisebüroagenden für Geschäftsreisen: Operative Abwicklung von nationalen und internationalen Geschäftsreisen. Dazu gehören die Recherche und Buchung von Flügen, Hotels, Mietwagen, Transfers und weiteren Reiseleistungen sowie Umbuchungen, Stornierungen und die Erstellung von Reiseunterlagen. Kommunikation mit Airlines, Hotels und weiteren Leistungsträgern sowie Sicherstellung einer reibungslosen Abwicklung entsprechend den vorgegebenen Reisedaten.
• Kommunikation & Korrespondenz: Schriftliche und telefonische Kommunikation mit Mitarbeiter:innen, Kund:innen, Geschäftspartner:innen, Hotels, Airlines und weiteren Dienstleistern. Sicherstellung eines professionellen, verlässlichen und effizienten Informationsflusses.
• Office Management, Meetings & Events: Koordination des Büroalltags, Organisation und Durchführung von internen Meetings, Veranstaltungen und Firmenevents sowie Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Firmenübergreifendes Merchandise: Koordination der Bestellung, Verwaltung und Verteilung von Merchandise-Artikeln für die Unternehmen der Baha Gruppe im In- und Ausland. Verantwortung für Bestellungen, Lagerbestände, Nachbestellungen, Versand und interne Abstimmungen sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs über die einzelnen Gesellschaften hinweg.
• Unterstützung im Marketing: Administrative und organisatorische Marketingaufgaben nach Bedarf, beispielsweise die Erstellung von Präsentationen und Mailings.

IHR PROFIL

• Freude an der Organisation von Reisen sowie idealerweise Ausbildung oder Erfahrung im Bereich Reisebüro, Reiseberatung oder einem vergleichbaren Umfeld.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Trouble-Shooter-Qualitäten, um auch in stressigen Situationen und bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten.
• Selbstständige, strukturierte, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise, verbunden mit der Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und Aufgaben eigenständig voranzutreiben.
• Höchste Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Loyalität im Umgang mit sensiblen Informationen, insbesondere im direkten Kontakt mit Geschäftsführung und dem Eigentümer.
• Mobile Erreichbarkeit auch außerhalb der Kernarbeitszeit, etwa bei kurzfristigen Flugumbuchungen oder dringenden Reiseanliegen am Wochenende; dies wird mit einer planbaren und fairen Einsatzgestaltung verbunden.
• Hohe Serviceorientierung, Kommunikationsstärke, professionelles Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen.
• Ausgeprägte Hands-on-Mentalität und Freude an der Arbeit in einem dynamischen Umfeld mit vielseitigen, spannenden Projekten.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Muttersprache Deutsch, sehr gute Englischkenntnisse.
• Interesse an FinTech und der Finanzbranche von Vorteil.

WIR BIETEN

• Das kollektivvertragliche Mindestgehalt für diese Position beträgt EUR 2.534,74 brutto/Monat. Eine weitere Überzahlung ist je nach Qualifikation und Erfahrung möglich.
• Eine Position mit direktem Kontakt zum Top-Management und dem Eigentümer, verbunden mit abwechslungsreichen Aufgaben zwischen Assistenzaufgaben, Office Management, Reiseorganisation und Kommunikation.
• Eine starke, etablierte Marke und ein eigentümergeführtes Umfeld mit kurzen, schnellen Entscheidungswegen: die Agilität einer quantitativen Asset-Management-Boutique kombiniert mit der Erfahrung eines Unternehmens mit über 30 Jahren Marktpräsenz.
• Kostenloses Frühstück mit ofenfrischem Gebäck der Bäckerei Öfferl, kostenloses Mittagessen, Barista-Kaffee aus der Siebträgermaschine sowie Tee, Säfte, Obst und Süßigkeiten zur freien Entnahme.
• Laufstrecke und Street-Workout-Spots direkt vor der Tür; Dusch- und Umkleidemöglichkeiten im Office.
• Moderner, klimatisierter und ergonomisch ausgestatteter Arbeitsplatz mit höhenverstellbaren Zirbenholztischen in Wiener Innenstadtlage nahe Stephansplatz/Schwedenplatz, mit ausgezeichneter öffentlicher Anbindung.

Interessiert?

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (Lebenslauf und kurzes Motivationsschreiben) unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung.

Chancengleichheit ist uns wichtig: Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, Weltanschauung, sexueller Orientierung oder einer allfälligen Behinderung.

Mit der Übermittlung Ihrer Bewerbung erklären Sie sich mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses gemäß DSGVO einverstanden. Nähere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.